Come scrivere una mail efficace a un cliente? Ecco 5 consigli 📧

Come scrivere una mail efficace a un cliente? Ecco 5 consigli utili e semplici per una comunicazione funzionale e su Marketing Espresso+ ne trovi altri per approfondire!

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Che tu sia un freelance o lavori per un’azienda, è molto probabile che ti sarà capitato di aver a che fare con clienti via email. 

E, almeno una volta nella tua vita lavorativa, ti sarai ritrovato a dover scrivere una mail per che dovesse convincere e persuadere il cliente a fidarsi delle tue competenze. 

Succede molto spesso, soprattutto nelle agenzie di marketing e comunicazione

Scrivere una mail coinvolgente richiede un mix di creatività, strategia e attenzione ai dettagli.

Proprio per questo oggi abbiamo deciso di condividere 5 consigli che ti aiuteranno a creare mail efficaci per il cliente, facendo la differenza a livello di reputazione e permettendoti di agevolare il tuo flusso lavorativo. 

Vediamoli insieme 👇

1) Devi conoscere il tuo interlocutore

Prima di scrivere qualunque messaggio, come in qualsiasi flusso di comunicazione, devi comprendere chi hai di fronte. Si tratta di un piccolo sforzo empatico che ti permetterà di capire i bisogni, i desideri, gli interessi del tuo interlocutore

Questo ti permetterà di personalizzare il messaggio in modo da creare un collegamento emotivo e renderti più vicino. 

Non significa che tu debba conoscere nei minimi dettagli la vita del cliente a cui ti stai rivolgendo, ma solo sfruttare alcuni punti in comune magari emersi in scambi precedenti o utilizzare un po’ di intuito per capire cosa vorrebbe sentirsi dire da te e con che ToV. 

2) Sii chiaro e conciso

Esattamente come tu potresti ricevere tante mail al giorno, anche per il tuo cliente potrebbe essere la stessa cosa. Quindi, perché bombardarvi a vicenda di comunicazioni superflue e frammentate

Questo perché, devi ricordare che: 

👉🏻 Più è lunga la tua email, meno probabile che qualcuno la legga per intero

👉🏻Il modo più semplice per ricevere meno email è inviare meno email.

Quindi, bisogna essere chiari e concisi. 

Come? Utilizzando frasi brevi e puntuali, evidenziando i punti chiave della tua risposta e organizzando il testo in paragrafi ben strutturati.

Inoltre, evita l’uso di parole complesse, inglesismi o tecnicismi che potrebbero confondere il destinatario (soprattutto se non abituato all’utilizzo di questi termini).

3) Focalizzati sui benefici

Quando scrivi una mail, metti in evidenza i benefici che i tuoi prodotti o servizi offrono al tuo cliente, evitando allo stesso tempo una comunicazione troppo “push”. Concentrati su come le scelte per cui tu hai optato sono precise e utili per risolvere i suoi problemi, soddisfare i suoi bisogni e migliorare il loro lavoro. Usa esempi concreti e metafore per rendere il messaggio più tangibile e convincente. 

Un esempio? “Immagina che la biografia del tuo profilo Instagram e le storie in evidenzia siano la carta d’identità del tuo brand”.

4) Crea un senso di urgenza

Se il tuo obiettivo è spingere il cliente ad agire, bisogna creare un senso di urgenza

Puoi farlo sottolineando le conseguenze della non-azione per far emergere le possibili conseguenze negative o perdite che i destinatari potrebbero affrontare se non agiscono immediatamente. In questo modo ci assicuriamo che il messaggio che stiamo lanciando trasmetta l’importanza di agire ora anziché rimandare.

5) Mai e poi mai dare qualcosa per scontato 

Quando abbiamo a che fare con persone al di fuori di noi stessi e del nostro team, dobbiamo sempre ricordarci che ogni informazione deve essere spiegata nel minimo dettaglio affinché il cliente possa avere tutte le informazioni per tornare da te il prima possibile con una risposta precisa alla tua richiesta.

Che riguardi l’approvazione dei tuoi prossimi post, oppure una risposta veloce ad una tua mail, oppure disponibilità di slot per la prossima call, cerca di fargli capire che per andare avanti hai bisogno di lui o di lei. Ad esempio, “prima di procedere attendiamo un tuo riscontro”. 

Su ME+ trovi questo e tanto altro

Insomma, scrivere una mail efficace a livello comunicativo non è sempre facile. Lo sappiamo, dipende anche dal cliente con cui ci stiamo interfacciando. 

Ma, per cercare di rendere il tutto più scalabile e funzionale, abbiamo raccolto diversi consigli al riguardo su Marketing Espresso +, la community di chi lavora con i social media. 

Nello spazio dedicato alla gestione clienti abbiamo toccato argomenti come migliorare il rapporto con i clienti, cose da evitare in un evento di networking, consigli per Google Calendar, rinnovo di un cliente, onboarding di nuovi clienti e molto altro.

E, se non trovi l’argomento che ti interessa puoi sempre fare una domanda e iniziare la conversazione con i membri del team o persone della community! 

Quindi, che aspetti a unirti a noi? 👀

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