Tra eventi fisici e online: una realtà sempre più ibrida

Le conseguenze della pandemia sull'event marketing: caratteristiche, vantaggi e ipotesi sul futuro degli eventi online.

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Siamo tutti d’accordo sul fatto che la pandemia da Covid-19 e l’esperienza del lockdown abbiano scardinato le nostre certezze. Oltre a stravolgere drasticamente le nostre abitudini. Come possiamo immaginare, sono stati colpiti allo stesso modo numerosi settori, che hanno puntato a una necessaria e urgente reinvenzione pur di sopravvivere. All’interno di tale reinvenzione, a farla da padrone sono stati gli eventi online.

L’impatto dello ‘stop a eventi dal vivo’

Alcune realtà, come quella della cultura e dell’arte, non hanno riscontrato eccessive difficoltà. Sono riuscite fin da subito a ingegnare metodi creativi ed efficaci per fronteggiare la crisi. Ad esempio, fornendo tour virtuali nei principali musei e contenuti esclusivi.

Altre realtà, al contrario, hanno subito maggiormente le conseguenze derivanti dall’isolamento forzato. In particolare, nel mondo del marketing e della comunicazione, ciò che è cambiato radicalmente è l’organizzazione degli eventi. Perlomeno temporaneamente.

Eventi live

Secondo Federcongressi, nelle settimane di lockdown più stringente e durante la fase di primi allentamenti delle misure anti-contagio, si è rinunciato a un comparto che genera 65,5 miliardi all’anno. Questo solo in Italia. Il fenomeno ha avuto un impatto diretto sul PIL di almeno 36 miliardi.

Coloro che si occupavano di organizzazione di eventi dal vivo, dunque, hanno dovuto adattarsi al profondo mutamento di regole e abitudini. Così come è avvenuto per il pubblico a cui gli eventi sono destinati.

In questo contesto, l’accelerazione digitale ha fatto da volano. Essa ha modificato completamente l’approccio agli eventi e reso chiunque protagonista di una nuova era. Un’era fatta di esperienze virtuali e ibride che cercano di preservare (e addirittura amplificare) tutte le caratteristiche degli eventi in presenza. Tra queste: interazione, engagement e networking.

A questo punto, la domanda che sorge spontanea è: in che modo?

In cosa consistono gli eventi online

I primi eventi online risalgono all’ultimo decennio del secolo scorso. Eppure, da ormai un anno e mezzo a questa parte, essi risultano profittevoli e, soprattutto, essenziali per numerose aziende che desiderano continuare a comunicare con il proprio pubblico.

Anziché in un luogo fisico, un evento online è un meeting organizzato in rete. Si tratta di veri e propri “incontri”. Essi spaziano da webinar unidirezionali a sessioni di meeting sia interni che con clienti. Consistono anche in incontri di formazione, convention, conferenze e congressi su larga scala. I partecipanti e i relatori possono raggiungere anche un migliaio.

Il principale scopo di ogni evento aziendale è quello di generare un orientamento positivo dei partecipanti, in termini di immagine (verso clienti, fornitori e stakeholder) innanzitutto. Ma anche di brand awareness o di creazione/rafforzamento dei team.

Tipologie di eventi online

Eventi pubblici, aziendali, culturali e artistici, sportivi… Per ognuna di queste categorie sono numerose le possibilità di organizzare occasioni di incontro e dibattito per il pubblico o tra addetti ai lavori. Tutte queste tipologie di eventi, infatti, se guidate dall’inventiva, possono essere traslate nel digitale.

Di seguito, vi presentiamo una carrellata di alcune delle diverse tipologie di eventi virtuali (aziendali e non):

Meeting

Per web meeting si intendono riunioni (incontri, videochiamate) organizzate sul web in videoconferenza. Si interagisce con gli altri partecipanti mediante video o chat. Rispetto ai meeting tradizionali, i principali vantaggi possono essere così riassunti:

  • Offrono ai partecipanti la possibilità di incontrarsi virtualmente evitando lo stress di spostamenti e tutte le difficoltà relative alle distanza;
  • Sono veloci da organizzare, lasciando più tempo alle attività lavorative;
  • Aboliscono i costi di eventuali trasferte.

Per effettuare un meeting, tutto ciò che è necessario è una piattaforma da scaricare. Tra esse, si ricorda Skype, Microsoft Teams, Zoom Meeting, Go to Meeting, e così via.

Eventi online - Meeting

Webinar

Un webinar (derivazione di web e seminar) è una sessione informativa la cui partecipazione avviene in remoto tramite una connessione a internet. Esso ospita riunioni, lezioni o presentazioni. In esse, ciascun partecipante accede da un proprio computer ed è connesso con gli altri partecipanti. Essi possono interagire tra loro e con il moderatore tramite una sessione di Q&A scritte o con interazione video. Tra le piattaforme ideali per trasmettere webinar vi sono GoToWebinar, Zoom Webinar, ClickMeeting.

In ogni caso, bisogna ricordare che, seppur un meeting e un webinar siano molto simili tra loro, vi è un’importante differenza. Se nel meeting tutti i partecipanti hanno la facoltà di utilizzare sia il loro microfono che la loro videocamera, gli spettatori del webinar interagiscono con i relatori in minima parte. Infatti, coloro che “tengono l’incontro” hanno il pieno controllo di video, audio e comandi centrali.

Live streaming

A differenza dei webinar, gli eventi in live streaming si avvicinano maggiormente alle trasmissioni televisive. Si tratta della “messa in onda” di eventi informali in diretta, eventi a cui chiunque può partecipare e commentare pubblicamente. Non vi è bisogno di un invito formale, di una piattaforma o di estensioni particolari. Sono molto utilizzati nell’ambito dei social media.

Ad esempio si possono citare YouTube o Twitch, piattaforme in cui è possibile organizzare live streaming a costo zero. Twitch, inizialmente, era pensato per trasmettere esclusivamente gameplay. Oggi, invece, è possibile assistere a eventi dalle tematiche più disparate.

Netflix, a questo proposito, ha in programma il suo primo evento globale in live streaming per questo 25 settembre. L’evento verrà trasmesso sui canali YouTube del brand, oltre che su Twitter e Twitch. Nel corso delle tre ore dell’evento Tudum saranno presentati oltre 70 titoli. Tra essi, alcune delle serie ricorrenti più popolari come Stranger Things, Bridgerton, The Witcher, La casa di carta. Non mancheranno panel interattivi e conversazioni con i protagonisti che riveleranno ai fan nuovi trailer, notizie inedite e clip esclusive.

Tutorial

Quando un tutorial si configura come la soluzione ottimale? Nel caso si vendano prodotti o servizi che necessitano di spiegazioni per l’uso o si abbia la volontà di proporre corsi o lezioni legate alla propria attività. In tal modo si fornirebbero delucidazioni al proprio pubblico. Allo stesso tempo, tra l’altro, lo si invoglierebbe ad acquistare il prodotto, servizio o corso in questione.

Formazione e coaching

Un’ottima strategia di event marketing orientata all’incremento della brand reputation è rappresentata dai workshop online. Essi sono rivolti a coloro che debbano far fronte in maniera flessibile a problematiche di diversa natura, con l’obiettivo di migliorare le performance personali e quelle del team. Offrono varie soluzioni di coaching, problem solving e tools utili per pianificare la propria strategia di business.

Ciò che definisce un workshop come tale è la partecipazione attiva di tutti i protagonisti. Essi, condividendo idee e opinioni, animano l’incontro. In questo modo non si avrà più una discussione di uno verso molti, ma una conversazione e un confronto attivo di gruppo.

Tante le tipologie di workshop online che è possibile organizzare:

  • Business coaching (per massimizzare le performance dell’azienda);
  • Life coaching (rivolto alla crescita personale dell’individuo);
  • Team coaching (ossia formazione e apprendimento di gruppo).
Eventi online - Formazione

Le sessioni formative possono essere svolte in due modalità:

  • In tempo reale: i team lavorano insieme anche se da remoto, tramite strumenti di video e audio conferenza;
  • In sessione asincrona: ogni utente riceve credenziali di accesso alla piattaforma e svolge la consegna data in autonomia.

Le sessioni formative, infine, sono molto comuni anche in versione streaming sulle piattaforme social (ad esempio su Facebook).

Q&A live

Si tratta di vere e proprie sessioni di domande e risposte, utili per presentare nuovi prodotti e conoscere l’opinione del pubblico, i suoi dubbi e un feedback preciso e immediato.

I vantaggi degli eventi online

Tra i vantaggi principali vi è l’opportunità di migliorare la brand awareness aziendale e la possibilità concreta di generare nuovi lead. Ma non solo:

  • Possibilità di incrementare il database contatti per le attività di email marketing;
  • Rafforzare il network conoscendo nuovi potenziali partner;
  • Far conoscere meglio i prodotti e/o i servizi ai clienti o di svilupparne di nuovi;
  • Tangibile contributo all’ambiente grazie al risparmio di considerevoli quantità di CO2 emesse.

Organizzare un evento online risulta molto più economico che un evento in presenza. Allo stesso modo, favorisce il risparmio di tempo. Chiaramente, è necessario un periodo di preparazione per la realizzazione della strategia, della comunicazione, della promozione e della parte di gestione tecnica. Eppure, tale periodo non è mai paragonabile al tempo necessario per organizzare un evento in presenza.

Inoltre, nessun evento fisico è in grado di garantire la stessa visibilità che può assicurare un evento online. Esso, infatti, è esente da vincoli di spazio e tempo. Inoltre, si adatta a qualsiasi esigenza, risultando flessibile a qualsivoglia personalizzazione.

Personalizzazione

La rapidità degli eventi online fa sì che il passaggio da una sessione all’altra sia più immediato poiché a portata di clic. Ne consegue che anche l’interazione tra i partecipanti diventa più rapida.

Infine, facilita la raccolta di feedback. Per chi partecipa a un evento online, infatti, rispondere a sondaggi, indagini o questionari di gradimento in tempo reale è più semplice. Ne deriva che l’evento sia più facilmente misurabile. Online, ogni azione è tracciabile e quindi quantificabile in termini numerici.

Purtroppo, nonostante tutti questi aspetti positivi, organizzare dei digital event non è semplice. Richiede una certa familiarità con gli ambienti digitali e le relative dinamiche. Importante anche il coinvolgimento di professionisti di regia, grafica, animazione 3D e quant’altro.

Le best practices degli eventi online

Di seguito alcune delle migliori associate agli eventi online:

  1. Budget: Occorrono prezzi differenziati per i partecipanti agli eventi. Innanzitutto, una tariffa di base che permette praticamente a chiunque di prendere parte all’evento. Poi si potrebbe aggiungere un po’ di più per il secondo livello, e ancora oltre per il terzo livello. Si potrebbero, poi, aggiungere masterclass, feature secondarie e così via.
  2. Engagement, target e audience: Necessario fare in modo che i partecipanti all’evento si sentano coinvolti. Utile attivare chat, sondaggi e Q&A. Si dovrebbe inoltre essere in grado di personalizzare i percorsi per ogni tipo di partecipante, a partire dalla registrazione.
Eventi online marketing
  • Content: La frase “Content is king”, in questo contesto, è importante più che mai. Il modello di riferimento è Netflix e le piattaforme di streaming. Essi hanno un’offerta costantemente aggiornata e raccomandazioni sulla base dei propri interessi.
  • Networking e community: Le stanze di networking incoraggiano i partecipanti a confrontarsi tra loro e ad avviare una conversazione su un argomento specifico. La segmentazione consente di definire micro tribù all’interno delle piattaforme. Consente di progettare esperienze personalizzate e punti di contatto autentici tra i gruppi di partecipanti. Inoltre, lo storytelling ha un ruolo chiave. Occorre raccontare storie che permettono di comprendere a fondo i valori aziendali.

Ma cosa ci riserva il futuro?

Ciò che rimane certo è che gli eventi in presenza sono e saranno imprescindibili. Questo perché l’uomo è un essere socievole che necessita di contatto fisico. Egli ha bisogno di incontrare fisicamente i suoi simili. Ha la curiosità di conoscere nuovi luoghi, di provare nuove esperienze.

Ad oggi, però, le aziende sopportano ancora il peso delle limitazioni agli eventi live. Infatti, lo strascico della pandemia è ancora imponente. Peraltro, non si riesce a prevedere con sicurezza quando tutto questo cesserà. Fortunatamente, la tecnologia viene incontro a tutti noi. Consente ai brand di sperimentare nuovi spazi d’incontro e dare un taglio innovativo e fresco alle proprie iniziative, attraverso gli eventi online. L’obiettivo è quello di diventare sempre più efficienti nel business digitale.

Infatti, quando si tornerà alla “normalità”, si prevede vi sarà un nuovo equilibrio tra le due dimensioni. Gli eventi saranno più ibridi, più interattivi, con contenuti pensati anche per una diffusione sui canali digitali.

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