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La creazione di una strategia social prevede la realizzazione di due documenti di vitale importanza: il piano editoriale e il calendario editoriale. Due concetti spesso confusi tra loro, ma che in realtà presentano delle specifiche differenze. Facciamo chiarezza sulle principali caratteristiche.
Cos’è un Piano Editoriale?
Il piano editoriale è un documento strategico da tenere sempre a portata di mano. Racchiude l’insieme di tematiche, contenuti e formati che si desidera produrre per i propri canali di comunicazione. Una vera e propria mappa in cui si inseriscono gli obiettivi social, gli insight raccolti e tutte le informazioni essenziali per la nostra strategia.
Il piano è il risultato di una precedente fase di analisi in cui vengono analizzati il contesto, il target, il mercato e i KPI di riferimento. Tutte queste informazioni vengono inserite, in un secondo momento, all’interno di un documento che prende il nome di piano editoriale (PED).
Le componenti principali si distinguono tra: media e canali utilizzati, frequenza di pubblicazione, macro categoria di riferimento, tipi di contenuto e scelta del formato. I diversi elementi vengono personalizzati in base alle esigenze del brand e in riferimento agli obiettivi di comunicazione e marketing prefissati.
Il piano editoriale si sviluppa in un’ottica di medio/lungo termine e viene utilizzato in primis per definire cosa e come pubblicare. Più nello specifico: ci permette di tradurre in azione la nostra strategia.
Piano Editoriale Social: alcune tips da seguire
Un piano editoriale richiede una strategia precisa che deve tener conto di una serie di elementi fondamentali. Prima di passare alla fase di realizzazione bisogna innanzitutto rispondere a delle domande. Vediamo insieme alcune tips da seguire:
- Qual è l’obiettivo? Definire degli obiettivi chiari e misurabili è il primo passo per creare un piano editoriale. Una volta definiti è necessario che i contenuti siano in linea anche con gli obiettivi di comunicazione del brand e dell’azienda;
- Definisci la tua audience di riferimento. Conoscere il proprio pubblico è fondamentale per creare contenuti interessanti capaci di catturare l’attenzione;
- Adegua la comunicazione al target. Scegli il giusto tone of voice e sviluppa messaggi ad alto coinvolgimento;
- Crea una strategia flessibile. Nel tempo i contenuti potrebbero cambiare ed è importante che il piano editoriale sia versatile e diversificato;
- Scegli la piattaforma giusta. Condividere post senza alcuna logica non apporterebbe nessun tipo di valore aggiunto. Non bisogna necessariamente espandere i proprio contenuti su qualsiasi piattaforma. Ricorda: la qualità prima della quantità;
- Osserva i tuoi competitor. Conoscerli ti permetterà di capire quali sono i contenuti che vengono considerati più interessanti dal tuo pubblico;
- Raccogli le idee e mettile sul piano. Man mano dividile in macro-categorie e assegna un’etichetta ai vari contenuti che hai scelto di realizzare;
- Definisci le tue tempistiche. Prendi consapevolezza del tempo che hai a disposizione per realizzare e programmare i tuoi contenuti. Sulla base di questo stabilisci la frequenza di pubblicazione.
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Lo step successivo: il Calendario Editoriale
Alla realizzazione del piano editoriale segue quella del calendario editoriale. Questi due concetti vengono spessi confusi tra loro, ma presentano delle nette differenze.
Il calendario editoriale è la traduzione operativa del piano editoriale. All’interno del calendario si pianificano con precisione i contenuti prescelti. Si inserisce la data, l’orario di uscita, il copy, la creatività, gli hashtag utilizzati. È un documento guida che calendarizza day-by-day i contenuti e traduce in modo operativo il piano editoriale.
Questo step successivo permetterà di avere tutto sotto controllo, ottimizzare il lavoro in corso d’opera e condividerlo con il team e con i clienti. Il calendario editoriale, infatti, dona una visione più ampia di tutto il materiale che si ha a disposizione, dei contenuti che sono già stati pubblicati e di quelli programmati.
Anche il calendario deve essere strutturato in modo chiaro e dettagliato. Può essere organizzato su base settimanale, mensile, trimestrale a seconda delle specifiche esigenze. L’importante è che contenga tutte le informazioni necessarie per la realizzazione del contenuto e che sia ben organizzato e di facile lettura.
Perché è importante creare un Calendario Editoriale?
Fin qui tutto chiaro, ma la domanda sorge spontanea: perché è importante creare un calendario editoriale? Non è sufficiente fermarsi al piano editoriale? Quali sono i reali vantaggi?
Un risparmio di tempo.
Nel lungo periodo calendarizzare i contenuti permette un’organizzazione molto più efficace nonché una visione più chiara della nostra strategia. In questo modo potrai controllare tutti i canali a colpo d’occhio e le varie scadenze per i contenuti più urgenti (come eventi speciali o campagne stagionali).
Riduce gli errori.
Avere un calendario con i propri contenuti riduce il rischio di essere ripetitivi e di pubblicare argomenti già trattati.
Un vero e proprio reminder.
Si configura come un vero e proprio archivio personale in cui vengono sintetizzati tutti i contenuti già pubblicati e quelli programmati. Potrai avere sempre traccia di tutto ciò che è stato prodotto e pubblicato (anche i migliori possono dimenticarlo).
Una valigia di idee.
Il calendario diventa un diario di bordo che aiuta la mente a rimanere produttiva e creativa. Una volta pianificati i contenuti avrai più tempo da dedicare alla strategia social o alla fidelizzazione della tua community.
Facilita la collaborazione.
Ulteriore vantaggio è la possibilità di condividere il calendario tra i vari componenti del team e con i clienti. Questo facilita e ottimizza le tempistiche di confronto e riduce la fase di approvazione di contenuti.
Differenza tra Piano Editoriale e Calendario Editoriale: cosa cambia?
Dopo aver chiarito le principali caratteristiche del piano editoriale e del calendario editoriale, analizziamo la differenza tra questi due concetti.
Il piano editoriale rappresenta una visione d’insieme della nostra strategia. È un’analisi che viene realizzata in funzione degli obiettivi che si vogliono ottenere attraverso la pubblicazione di contenuti. Tutto questo si trasformerà in un documento che dovrà condurci verso gli obiettivi di comunicazione e di marketing che vogliamo raggiungere.
Il calendario editoriale rappresenta, invece, la traduzione operativa della nostra strategia. È la parte di esecuzione, un documento realizzato in dettaglio a seconda di ogni contenuto che si decide di pubblicare.
Metaforicamente: il piano editoriale è la mente e il calendario editoriale è il braccio. Quest’ultimo non può esistere senza la definizione di un piano strategico. Il calendario editoriale viene infatti costruito dopo l’analisi e la progettazione del piano editoriale.
Se nel PED definiamo cosa e in che modo pubblicare, nel calendario precisiamo quando e dove farlo.
Piano Editoriale e Calendario Editoriale: quali sono i migliori tool da utilizzare?
Ci sono diversi tool e strumenti da poter utilizzare per creare un piano e/o un calendario editoriale. Ma la verità è che non esiste il migliore o “quello più giusto”. La scelta dipende dalle abitudini e dalle personali esigenze. Te ne consiglio alcuni da poter utilizzare: provali e scegli quello più adatto a te.
- Trello ti permette di creare la tua board personalizzata scegliendo un template di riferimento. Questo tool può essere utilizzato per creare liste in cui inserire idee e spunti di riflessione utili per il piano editoriale. Inoltre potrai scegliere diversi template da personalizzare per il tuo calendario editoriale. Potrai inserire il titolo del contenuto, la data di scadenza, eventuali descrizioni ed allegati per copy e grafiche. Per facilitare il lavoro suddividi i contenuti in etichette a seconda della piattaforma utilizzata o della macro categoria di riferimento;
- Asana permette di creare diversi progetti e bacheche. Allo stesso modo di Trello si possono aggiungere tutte le informazioni essenziale per la realizzazione di un contenuto su ciascun giorno;
- Su Notion puoi creare il tuo piano editoriale inserendo varie liste contenenti le tematiche trattate, i formati e le piattaforme utilizzate. Anche in questo caso cambiando vista potrai organizzare il tuo calendario editoriale per ogni giorno della settimana;
- Un modo veloce ed efficace per realizzare un piano e/o un calendario editoriale è anche quello di utilizzare i documenti condivisi di Google come nel caso di Google Sheet;
- Ulteriore strumento da poter utilizzare è il foglio di calcolo Excel grazie al quale potrai creare tu stesso un template per il calendario editoriale.
Conclusione + bonus
Per concludere, ricorda che i contenuti non possono essere improvvisati sul momento. Rischieresti di chiederti in continuazione: “e ora cosa scrivo” o “cosa posso pubblicare”. La programmazione dei contenuti è quindi essenziale.
Pianifica sempre un piano editoriale e traducilo in un calendario per organizzare al meglio il tuo lavoro. Scegli tra diversi tool e/o strumenti per realizzare entrambi i documenti e condividili con il tuo team e con i tuoi clienti per ottimizzare i flussi di comunicazione e i processi di approvazione.
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