Smart Working: tra benessere e legalità

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Lo smart working rappresenta la nuova frontiera delle dinamiche lavorative.

Oggigiorno il mondo del lavoro è sempre più orientato verso strumenti che permettono di rendere flessibile la modalità di svolgimento della propria mansione.

E ora, dopo la ripartenza, come useremo lo smartworking?

Una fonte normativa è il Decreto Rilancio, che ha confermato l’importanza del lavoro agile come strumento efficace per ridurre il contagio.

Ha, infatti, introdotto un vero e proprio “diritto” dei dipendenti nel settore privato, compresi i genitori di figli under 14.

Si può svolgere la propria prestazione lavorativa in smart working, compatibilmente con le mansioni da svolgere.

Differenza tra “smart working” e “telelavoro”

Spesso nel gergo popolare “Smart Working” e “Telelavoro” vengono utilizzati impropriamente, tanto da essere considerati come sinonimi.

Tuttavia, il Telelavoro può essere ricondotto ad una attività svolta in una postazione fissa allestita dall’azienda in un luogo prestabilito (come per esempio la casa del lavoratore), con tempi e modalità di esecuzione ben definiti.

Diversamente, dal 2017 lo Smart Working è la nuova opportunità di svolgere le proprie funzioni lavorative in luoghi non prestabiliti, fuori dall’assetto organizzativo aziendale e inerenti alla propria sfera personale, ovunque ci sia una connessione wi-fi.

Quindi sarà il lavoratore a scegliere il luogo più consono per porre in essere la propria attività, con l’unica premessa di portare a termine le proprie mansioni e non mettersi in pericolo: la scrivania potrà essere eventualmente anche in spiaggia.

Ma se lo smart working dà così tanta libertà e si allinea al concetto di lavoro “a progetto” assegnato, come si gestiscono gli straordinari?

L’agilità di questo modo di lavorare prevede, in base alla legge, che siano regolati i limiti di orario e che lo straordinario si svolga previa autorizzazione del datore.

È previsto infatti che venga sottoscritto un accordo che faccia in modo di garantire il “diritto alla disconnessione”, dettando i tempi e le misure su come organizzare il lavoro.

Ciononostante, durante il periodo di emergenza, questo accordo è stato reso non obbligatorio. A maggior ragione, quindi, per tutelarsi reciprocamente e vivere al meglio l’esperienza dello smartworking, è sempre preferibile stipulare un accordo o trasmettere al lavoratore un regolamento dove si individua la possibilità o meno di svolgere gli straordinari e soprattutto come tenerne traccia, rispettando il diritto al riposo e adeguando le modalità “agili” per raggiungere il risultato.

Alcune credenze popolari sullo smart working

smart working credenze popolari

Dopo che abbiamo definito che cos’è lo smart working da un punto di vista legale e le differenze rispetto al concetto di telelavoro, vi presentiamo qui di seguito alcune “credenze popolari” rispetto al mondo del lavoro agile.

Forse uno degli stereotipi più diffusi è la credenza che i lavoratori agili fanno finta di lavorare!

Chi di noi non lo ha pensato almeno una volta durante il lockdown?)

È quasi un pensiero automatico: la persona non è seduta alla sua scrivania? Vorrà dire che non sta facendo nulla!

Ma vedendo come le aziende del futuro si stanno evolvendo, possiamo facilmente intuire che non è più importante lavorare né seduti alla propria scrivania né per processi, ma è fondamentale lavorare per progetti.

Infatti, è importante stabilire quali sono gli obiettivi e le relative scadenze, mentre non rileva se raggiungi questi obiettivi entro i termini prefissati, al bar, a casa o al mare.

Il bello dello smart-working è anche questo: responsabilizza di più i dipendenti e li rende maggiormente autonomi, delegando effettivamente i compiti.

Un secondo falso mito classico nel mondo dello smart working è la smania di far vedere a colleghi e capi di star sempre lavorando, di essere sempre connessi e di essere sempre reperibili. Ma questo non aumenta la produttività, semmai incrementa solo i loro livelli di stress. Ed è un attimo poi incorrere nel tanto nominato burnout, anche se sei comodamente sul divano di casa tua!

Lavorare da remoto può essere davvero estenuante, bisogna darsi dei ritmi e programmare la giornata.

È importante prendersi delle pause come se si fosse al lavoro, comunicare ai colleghi quando si ha bisogno di lavorare individualmente e stabilire insieme a loro i momenti di condivisione e di progettazione.

La comunicazione ai tempi dello smart-working

La comunicazione da remoto con il team richiede alcune considerazioni e alcuni adattamenti per l’ufficio virtuale.

Questo è inevitabile perché comunicare tramite un pc o un telefono perde tutta una serie di sfumature che si colgono quando, ad esempio, si fa riunione nella stessa stanza.

Le diverse gradazioni che può assumere la comunicazione in presenza cambiano totalmente quando si è in smart working, per questo bisogna esserne consapevoli ed essere in grado di rimodulare la propria comunicazione.

Diventa quindi fondamentale adoperarsi di tutta l’intelligenza emotiva che si ha disposizione, e se scarseggia, meglio iniziare ad esercitarsi!

Per fortuna, come ci insegna Goleman, questa soft skill può cambiare nel tempo e si può allenare.

Essere consapevoli delle proprie e altrui emozioni e saperle quindi anche gestire, diventa una competenza fondamentale, soprattutto quando c’è una distanza “imposta” che può generare diverse incomprensioni.

Un altro aiuto può essere quello di definire alcune regole di base per le comunicazioni con i colleghi, ossia delle “regole per comunicare da remoto”.

È importante stabilire, di comune accordo con tutto il team, quando, come e quali strumenti utilizzare per comunicare efficacemente e non generare inutile stress.

Con il vostro team chiedetevi: quando è opportuno usare la chat? (tra l’altro whatsapp per le comunicazioni di lavoro non è l’ideale, quindi valutate altre opzioni!), quando è più opportuno mandare la mail? E quando è il caso di organizzare una videoconference o semplicemente fare una chiamata?

Definite queste cose con il vostro gruppo di lavoro, e se necessario mettetele anche per iscritto.

Considerazioni finali

smart working considerazioni finali

Lavorare in smart working ha sicuramente degli enormi vantaggi, sia per le aziende sia per i lavoratori. Bisogna, però, stare attenti alle insidie che possono esserci dietro alla potenziale bellezza di lavorare in pigiama.

Ecco quindi alcuni consigli per concludere:

  1. Esercitate tutte le risorse di intelligenza emotiva che avete: cercate sempre di comprendere il vostro e altrui stato emotivo e quindi gestitelo in maniera proficua.
  2. Non fatevi guidare dai pregiudizi, i cosiddetti unconscious biases: non partite prevenuti nei confronti dei vostri colleghi che si stanno impegnando con voi.
  3. Informazioni accessibili per tutti: in certi casi può essere controproducente non avere una comunicazione chiara e trasparente con tutti, soprattutto da remoto.
  4. Definite gli orari di lavoro: fate sapere al vostro team quando siete disponibili per riunioni e per lavori di gruppo e quando invece avete bisogno di concentrarvi da soli.
  5. Pianificate in anticipo le riunioni, i progetti e i lavori da fare. Meglio un’ora di pianificazione in più che 4 ore di lavoro sprecate.
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